W epoce cyfrowej, w której najważniejszą walutę globalną stanowią dane, kwestia bezpieczeństwa danych ma podstawowe znaczenie. Tworzenie kopii zapasowej nie jest już uznawane jedynie za opcję – teraz jest to kluczowa potrzeba w każdej organizacji. We współczesnym świecie, który staje się coraz bardziej zależny od technologii i danych, utrata informacji może spowodować katastrofę – bez względu na wielkość organizacji i rodzaj prowadzonej działalności.
Wraz z narastającymi wymogami prawno-regulacyjnymi, takimi jak dyrektywa NIS2 czy Krajowy System Cyberbezpieczeństwa (KSC), odpowiedzialność za ochronę danych jest coraz bardziej skomplikowana, ale jednocześnie niezbędna. Istniejące przepisy mocno akcentują istotę skutecznego zarządzania danymi oraz zapewnienia im bezpieczeństwa. Z tego powodu systematyczne tworzenie kopii zapasowych jest bezwzględną koniecznością.
Jednak bezpieczeństwo danych to nie tylko kwestia spełnienia wymogów prawnych. Dla każdego człowieka/podmiotu priorytety ochrony danych mogą być różne – począwszy od ochrony wyników pracy czy choćby wspomnień aż do zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa. Ten artykuł skupia się na wskazaniu znaczenia regularnego tworzenia kopii zapasowych, częstotliwości wykonywania tych operacji, przedstawieniu różnych rodzajów kopii zapasowych i prezentacji najlepszych praktyk związanych z ochroną danych.
W kontekście dbałości o swoje dane ludzi można podzielić na dwie grupy: są tacy, którzy zdają sobie sprawę z istoty bezpieczeństwa informacji (i tych nie trzeba przekonywać do konieczności tworzenia backupów) i takich, którzy nadal uważają, że zagrożenie utraty danych nie dotyczy ich. Niemniej jednak, we współczesnym świecie cyfrowym, gdzie ataki ransomware i problemy techniczne nie należą już do rzadkości, druga grupa ludzi wcześniej czy później zauważy swój błąd. Bez względu na to, do której grupy się zaliczasz, warto przeczytać ten artykuł – być może zmieni on Twoje podejście do tworzenia kopii zapasowych.
Znaczenie wykonywania regularnych kopii zapasowych
W 2022 i 2023 roku znaczenie regularnego tworzenia kopii zapasowych danych stało się bardziej istotne niż kiedykolwiek dotąd. W dobie rosnącej liczby cyberataków, awarii sprzętu i błędów ludzkich, odpowiednie zarządzanie kopiami zapasowymi stało się kluczowym elementem strategii ochrony danych dla firm i indywidualnych użytkowników.
Badania przeprowadzone przez wiodące firmy w branży, takie jak Acronis, Veeam czy Dell, dostarczają cennych wglądów w aktualne trendy i wyzwania związane z ochroną danych. Raport Acronis Cyber Readiness Report 2022 wskazuje, że ponad 80% firm doświadczyło w ciągu ostatniego roku przynajmniej jednego ataku cybernetycznego, co tylko potwierdza rolę i znaczenie tworzenia regularnych kopii zapasowych jako środka obrony przed utratą danych (źródło: Acronis Cyber Readiness Report 2022).
Z kolei, według raportu Veeam „Data Protection Trends Report 2022„, 95% organizacji doświadczyło w ciągu ostatniego roku awarii systemu IT, z czego ponad połowa przyznała, że ich kopie zapasowe nie były wystarczająco aktualne, aby szybko przywrócić dane i zapewnić ciągłość działania organizacji. To podkreśla, jak ważne jest nie tylko tworzenie kopii zapasowych, ale również ich regularne aktualizowanie (źródło: Veeam Data Protection Trends Report 2022).
Dell w swoich badaniach zwraca uwagę na fakt, że mimo rosnącej świadomości zagrożeń, wiele firm nadal nie posiada skutecznej strategii ochrony swoich danych. Raport firmy „Global Data Protection Index 2022” wskazuje, że tylko 30% przedsiębiorstw regularnie testuje swoje kopie zapasowe pod kątem możliwości odzyskania danych, co stanowi poważne ryzyko w przypadku rzeczywistej potrzeby ich przywrócenia (źródło: Dell Global Data Protection Index 2022).
Dla zobrazowania sytuacji warto przytoczyć przykład znanej firmy handlowej, która w 2022 roku doświadczyła awarii głównego serwera. Było to wynikiem skomplikowanej kombinacji błędu ludzkiego i awarii sprzętowej. W rezultacie, doszło do utraty ważnych danych transakcyjnych, które były kluczowe dla ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Brak aktualnych kopii zapasowych okazał się być krytycznym błędem. Firma, nie posiadając aktualnej kopii swoich danych, musiała polegać na starszych wersjach, które nie odzwierciedlały ostatnich transakcji i zmian. Proces odzyskiwania danych był skomplikowany i czasochłonny. Trwał kilka dni, co w praktyce spowodowało znaczne opóźnienia w działalności firmy.
Skutki tej awarii były wielowymiarowe. Po pierwsze, firma poniosła bezpośrednie straty finansowe związane z przestojem w działalności i wysokie koszty związane z procesem odzyskiwania danych. Po drugie, sytuacja ta miała negatywny wpływ na relacje z klientami, którzy osobiście doświadczyli opóźnień w realizacji zamówień i problemów z obsługą klienta. To z kolei przyczyniło się do znacznego uszczerbku na reputacji i opinii firmy, co w długoterminowej perspektywie może mieć poważne konsekwencje dla jej pozycji na rynku.
Opisana sytuacja dowodzi, jak ważne jest regularne tworzenie i aktualizowanie kopii zapasowych – nie tylko jako środek zapobiegawczy, ale również jako element strategii zarządzania kryzysowego. Gdyby firma posiadała aktualne kopie zapasowe, mogłaby szybko przywrócić utracone dane i uniknąć większości negatywnych konsekwencji, włączając w to utratę wizerunku i wiarygodności wśród klientów.
Częstotliwość tworzenia kopii zapasowych
Kluczowym aspektem skutecznej strategii zarządzania kopiami zapasowymi jest ustalenie odpowiedniej częstotliwości ich tworzenia. Decyzja ta powinna być uzasadniona kilkoma czynnikami, w tym: rodzajem i wrażliwością danych, specyfiką działalności firmy czy indywidualnymi potrzebami użytkownika.
Zalecenia dotyczące częstotliwości
Generalna zasada mówi, że im częściej dane ulegają zmianie, tym częściej wykonywane powinny być kopie zapasowe. Dla większości firm zaleca się wykonywanie kopii zapasowych przynajmniej raz dziennie. Jest to szczególnie ważne dla danych, które są kluczowe dla zapewnienia ciągłości działania przedsiębiorstwa, takich jak transakcje klientów, dane finansowe czy ważne dokumenty biznesowe.
W przypadku danych, które zmieniają się rzadziej lub są mniej krytyczne dla prowadzonej działalności, można rozważyć rzadsze tworzenie kopii zapasowych, na przykład raz w tygodniu. Ważne jest jednak, aby regularnie oceniać i dostosowywać tę częstotliwość do aktualnych potrzeb i warunków działalności.
Różnice w zależności od rodzaju danych
Nie wszystkie dane są sobie równe pod względem ich wartości i wrażliwości. Na przykład, dane osobowe klientów, ze względu na przepisy o ochronie danych osobowych, wymagają szczególnego traktowania i częstszego tworzenia kopii zapasowych. Z kolei dane archiwalne, które z zasady nie ulegają zmianom, mogą być kopiowane rzadziej.
Dodatkowo, warto rozważyć zastosowanie różnych metod tworzenia kopii zapasowych dla różnych rodzajów danych. I tak – dla danych krytycznych uzasadnione jest codzienne tworzenie kopii przyrostowej, podczas gdy dla mniej ważnych danych wystarczająca może być kopia pełna przeprowadzana raz w tygodniu.
Reasumując, ustalenie odpowiedniej częstotliwości tworzenia kopii zapasowych jest kluczowe dla ochrony danych i powinno być dostosowane do indywidualnych potrzeb i specyfiki działalności organizacji. W celu zapewnienia, że dane są zabezpieczone w odpowiedni sposób, bardzo istotna jest regularna ocena ryzyka związanego z bezpieczeństwem danych i dostosowanie strategii kopii zapasowych do zmian i warunków funkcjonowania organizacji w danym momencie.
Rodzaje kopii zapasowych
Efektywne zarządzanie kopiami zapasowymi wymaga zrozumienia specyfiki i rodzajów kopii, które można zastosować w zależności od potrzeb i specyfiki danych. Trzy główne rodzaje kopii zapasowych to: pełne, przyrostowe i różnicowe kopie danych. Każdy z nich ma swoje specyficzne zastosowanie, zalety i oczywiście wady.
Kopia pełna
Kopia pełna, jak sama nazwa wskazuje, polega na utworzeniu kopii wszystkich wybranych danych bez stosowania jakichkolwiek wyłączeń. Jest to najprostsza i najbezpieczniejsza forma kopii zapasowej, ale jednocześnie najbardziej czasochłonna i wymagająca najwięcej miejsca na nośniku danych. Mimo to, kopia pełna jest często wykorzystywana jako punkt wyjściowy dla innych typów kopii, ponieważ zapewnia kompletny obraz danych w danym momencie.
**Scenariusz użycia**: Organizacja może wykonać kopię pełną raz w tygodniu, aby mieć pewność, że posiada kompletny zestaw danych na wypadek poważnej awarii systemu.
Kopia przyrostowa
Kopia przyrostowa polega na kopiowaniu tylko tych danych, które uległy zmianie od czasu wykonania ostatniej kopii (pełnej lub przyrostowej). Jest to metoda znacznie szybsza i mniej obciążająca nośniki niż kopia pełna, ponieważ kopiowane są tylko te dane, które są nowe lub zostały zmienione.
**Scenariusz użycia**: Organizacja może wykonywać kopie przyrostowe codziennie, aby zminimalizować ilość danych do kopiowania, a co za tym idzie – skrócić czas potrzebny na wykonanie kopii.
Kopia różnicowa
Kopia różnicowa podobnie jak przyrostowa, zawiera tylko zmienione dane, ale różni się tym, że odnosi się do ostatniej kopii pełnej, a nie do ostatniej kopii jakiegokolwiek typu. To oznacza, że każda kopia różnicowa może być coraz większa, ale jej przywrócenie jest znacznie szybsze niż w przypadku kopii przyrostowej.
**Scenariusz użycia**: Firma może stosować kopie różnicowe, aby zachować kompromis pomiędzy czasem potrzebnym do szybkiego przywrócenia danych i ilością przechowywanych danych.
Zastosownie odpowiedniego rodzaju kopii zapasowej zależy od wielu czynników, takich jak częstotliwość zmian w danych, dostępne zasoby, czas potrzebny na przywrócenie danych oraz poziom akceptowalnego ryzyka. Kluczowe jest zrozumienie specyfiki każdego typu kopii i dostosowanie strategii zarządzania kopiami zapasowymi do indywidualnych potrzeb organizacji.
Techniki wykonywania kopii zapasowych
Obecnie istnieje wiele technik wykonywania kopii zapasowych, z których każda ma swoje zalety i wady. Dwie główne metody kopiowania danych to kopia zapasowa w chmurze oraz kopia lokalna. Wybór między nimi zależy od wielu czynników, w tym od potrzeb biznesowych, dostępności zasobów oraz poziomu wymaganej ochrony danych.
Kopie zapasowe w chmurze
Kopie zapasowe w chmurze polegają na przechowywaniu danych na zdalnych serwerach, które są zarządzane przez dostawcę usług chmurowych. Ta metoda stała się w ostatnim czasie bardzo popularna ze względu na swoją elastyczność i skalowalność.
Lokalne kopie zapasowe
Lokalne kopie zapasowe polegają na przechowywaniu danych na fizycznych nośnikach, takich jak dyski twarde, serwery NAS czy taśmy magnetyczne, znajdujących się w siedzibie firmy lub w innym wyznaczonym miejscu.
Zalety:
- Dostępność: Dane są dostępne z dowolnego miejsca, co jest szczególnie ważne dla firm z rozproszonymi zespołami
- Skalowalność: Możliwość zwiększania przestrzeni do przechowywania danych bez konieczności inwestowania w dodatkowy sprzęt
Wady:
- Zależność od połączenia internetowego: Dostęp do danych może być ograniczony w przypadku problemów z łącznością
- Kwestie prywatności i bezpieczeństwa: Dane przechowywane w chmurze mogą być narażone na cyberataki, mimo, że dostawcy usług chmurowych zazwyczaj oferują zaawansowane rozwiązania bezpieczeństwa
- Koszty: Długoterminowe koszty przechowywania dużych ilości danych w chmurze mogą być wyższe niż w przypadku rozwiązań lokalnych
Zalety:
- Kontrola nad danymi: Pełna kontrola nad przechowywaniem i zabezpieczeniem danych
- Szybki dostęp: Szybki dostęp do danych bez zależności od połączenia internetowego
- Jednorazowe koszty: Brak bieżących opłat za przechowywanie danych, poza kosztami zakupu sprzętu
Wady:
- Ryzyko awarii lokalnej: Dane mogą zostać utracone w wyniku awarii sprzętu, katastrof naturalnych lub innych zdarzeń lokalnych
- Zarządzanie i konserwacja: Wymaga regularnej konserwacji, administrowania i zarządzania sprzętem
- Ograniczenia pojemnościowe: Przestrzeń do przechowywania danych jest ograniczona do pojemności fizycznych nośników
Reasumując, wybór między kopiami zapasowymi w chmurze a kopiami lokalnymi zależy od indywidualnych potrzeb i preferencji organizacji. Aby zwiększyć poziom bezpieczeństwa i elastyczność w zarządzaniu danymi, wiele firm decyduje się na strategię hybrydową, łącząc oba rozwiązania,
Najlepsze praktyki w tworzeniu i zarządzaniu kopiami zapasowymi
W celu zapewnienia skutecznej ochrony danych, nie wystarczy tylko regularnie tworzyć kopie zapasowe. Równie ważna jest ich odpowiednia aktualizacja, testowanie oraz zabezpieczenie. Poniżej przedstawiamy najlepsze praktyki w tym zakresie.
Aktualizacja kopii zapasowych
- Należy regularnie aktualizować kopie zapasowe, aby odzwierciedlały one najnowszy stan danych. Dla danych krytycznych zaleca się codzienne aktualizacje.
- W przypadku zmian w systemie lub wprowadzenia nowych aplikacji ważne jest, aby sprawdzić, czy proces tworzenia kopii zapasowych nadal działa prawidłowo i obejmuje wszystkie niezbędne dane.
Testowanie kopii zapasowych
- Zaleca się przeprowadzanie testów odtworzeniowych przynajmniej raz na kwartał.
- Testy powinny obejmować próbę przywrócenia danych z kopii zapasowej w kontrolowanym środowisku, aby sprawdzić ich integralność i przywracalność
Zabezpieczanie kopii zapasowych
Zabezpieczenie kopii zapasowych jest równie ważne, jak ich tworzenie. Obejmuje zarówno ochronę fizyczną, jak i cyfrową.
Szyfrowanie
Wszystkie kopie zapasowe powinny być szyfrowane na wypadek ich kradzieży lub dostępu przez nieuprawnione osoby
Ochrona fizyczna
W przypadku lokalnych kopii zapasowych, ważne jest zabezpieczenie fizycznych nośników danych przed uszkodzeniami, kradzieżą czy katastrofami naturalnymi.
Zabezpieczenia sieciowe
W przypadku kopii zapasowych przechowywanych w chmurze lub na zdalnych serwerach, kluczowe jest zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń sieciowych, takich jak firewalle czy systemy wykrywania i zapobiegania intruzom
Podsumowując, najlepsze praktyki w tworzeniu i zarządzaniu kopiami zapasowymi obejmują regularną aktualizację i testowanie kopii, a także ich odpowiednie zabezpieczanie. Zwiększa to prawdopodobieństwo, że w przypadku awarii, dane będą bezpieczne i łatwo dostępne do przywrócenia.
Zabezpieczenie przez ransomware
Ransomware, czyli oprogramowanie wymuszające okup za odblokowanie dostępu do zaszyfrowanych danych, stało się jednym z największych zagrożeń dla bezpieczeństwa cyfrowego. Ochrona przed tym rodzajem ataku wymaga zastosowania skutecznych strategii zapobiegania oraz metod ochrony.
Strategie zapobiegania
Edukacja i świadomość pracowników
Jednym z kluczowych elementów zapobiegania atakom ransomware jest edukacja pracowników. Wiele ataków rozpoczyna się od phishingu lub innych technik socjotechnicznych. Szkolenia dotyczące bezpieczeństwa, regularne przypomnienia o zagrożeniach oraz instrukcje, jak rozpoznawać i reagować na podejrzane wiadomości, mogą znacząco zmniejszyć ryzyko infekcji
Regularne aktualizacje oprogramowania
Utrzymanie aktualności systemów operacyjnych i oprogramowania jest kluczowe w zapobieganiu atakom. Wiele ataków ransomware wykorzystuje znane luki w zabezpieczeniach, które mogą być łatwo załatane poprzez regularne aktualizacje
Zaawansowane rozwiązania bezpieczeństwa
Stosowanie zaawansowanych rozwiązań antywirusowych i antymalware, które są regularnie aktualizowane, może zapewnić dodatkową warstwę ochrony przed złośliwym oprogramowaniem, w tym przed ransomware.
Metody ochrony
Backup i szyfrowanie
Regularne tworzenie kopii zapasowych jest jednym z najskuteczniejszych sposobów ochrony przed skutkami ataku ransomware. W przypadku infekcji, możliwe jest szybkie przywrócenie danych z kopii zapasowej bez konieczności płacenia okupu. Ważne jest, aby kopie zapasowe były szyfrowane i przechowywane w bezpiecznym miejscu (innym niż główny system)
(źródło: Europol, „Internet Organised Crime Threat Assessment”).
Segmentacja sieci
Segmentacja sieci może zapobiec rozprzestrzenianiu się ransomware w przypadku infekcji. Oddzielenie krytycznych części infrastruktury sieciowej ogranicza dostęp atakującego do newralgicznych zasobów firmy
Ochrona przed ransomware wymaga kompleksowego podejścia, które obejmuje zarówno edukację pracowników, regularne aktualizacje oprogramowania, stosowanie zaawansowanych rozwiązań bezpieczeństwa, jak i skuteczne strategie backupu oraz segmentacji sieci. Dzięki temu możliwe jest nie tylko zapobieganie atakom, ale także minimalizowanie ich potencjalnych skutków.
Błędy i nieuwzględnione obszary ryzyka w kopiach zapasowych
W procesie tworzenia i zarządzania kopiami zapasowymi często dochodzi do błędów, które mogą mieć poważne konsekwencje. Zrozumienie tych błędów i uwzględnienie wszystkich obszarów ryzyka jest kluczowe dla zapewnienia skutecznej ochrony danych.
Typowe błędy
Brak regularności w tworzeniu kopii zapasowych
Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest brak systematyczności w tworzeniu kopii zapasowych. Pominięcie regularnych backupów może prowadzić do utraty ważnych danych, które zostały zmienione lub utworzone od czasu wykonania ostatniej kopii.
Niewystarczające testowanie kopii zapasowych
Częstym, błędnym założeniem organizacji jest to, że jej kopie zapasowe są niezawodne, a jednocześnie organizacja nie przeprowadza regularnych testów przywracania danych. Brak takiej weryfikacji może prowadzić do nieprzyjemnych niespodzianek w sytuacji, gdy konieczne jest użycie kopii zapasowej.
Zaniedbanie aktualizacji systemów backupowych
Systemy do tworzenia kopii zapasowych również wymagają regularnych aktualizacji. Zapewnienia to ich kompatybilność z nowymi technologiami i ochronę przed nowymi zagrożeniami. Zaniedbanie aktualizacji może skutkować nieefektywnym backupem
Unikanie typowych błędów i uwzględnienie wszystkich obszarów ryzyka w procesie tworzenia i zarządzania kopiami zapasowymi jest kluczowe dla zapewnienia ciągłości działania i bezpieczeństwa danych. Regularne tworzenie, testowanie i aktualizowanie kopii zapasowych powinno być integralną częścią strategii zarządzania danymi w każdej organizacji.
W odpowiedzi na te wyzwania, kluczowe jest nie tylko wdrożenie odpowiednich procedur tworzenia kopii zapasowych, ale również regularne przeprowadzanie audytów bezpieczeństwa oraz skanów podatności. Audyty te pozwalają na identyfikację potencjalnych słabości w systemach i strategiach backupu, a także zapewniają, że wszystkie środki ochrony danych są aktualne i skuteczne.
Zachęcamy wszystkie firmy do przemyślenia swojej strategii backupu i zabezpieczeń danych.
Nie czekaj, aż dojdzie do awarii lub ataku – działaj prewencyjnie. Skontaktuj się z NETCONCEPT, aby zminimalizować ryzyko utraty danych i zapewnić ciągłość działania Twojej organizacji.